Hilfe zu Einreichung und Registrierung

Umgang mit der EinreichungsApp

Sie haben drei Möglichkeiten Ihre Unterlagen über die EinreichungsApp einzureichen.

Barcode scannen

• Wählen Sie im Schritt „Unterlagen einreichen“ die Funktion „Barcode scannen“.
• Legen Sie Ihren Beleg flach auf den Tisch bzw. rufen Sie Ihren Beleg auf Ihrem Bildschirm auf.
• Scannen Sie zuerst den aufgedruckten eP-Barcode (erfolgreicher Scan durch lila Haken gekennzeichnet) innerhalb Ihres Rahmens und danach den aufgedruckten eA-Code (erfolgreicher Scan durch lila Haken gekennzeichnet). 
  

Unterlagen fotografieren

• Wählen Sie im Schritt „Unterlagen einreichen“ die Funktion „Unterlagen fotografieren“.
• Fotografieren Sie alle Vorder- und Rückseiten in der korrekten Reihenfolge. 
• Fotografieren Sie jede Seite einzeln und vollständig – nicht mehrere Belege pro Foto und nicht nur Ausschnitte einer Seite.
• Glätten Sie Knicke und legen Sie am besten keine Unterlagen über- bzw. untereinander beim Fotografieren.
• Nutzen Sie gerne die Funktion Automatische Aufnahme in der App.
• Fotografieren Sie möglichst gerade (rechter Winkel), um „verzerrte“ Fotos zu vermeiden.
• Sorgen Sie für einen möglichst hohen Kontrast zwischen Papier und Untergrund und für eine gleichmäßige Ausleuchtung ohne Schatten.
• Achten Sie darauf, dass die fotografierte Seite vollständig zu sehen ist in dem in der App eingeblendeten Rahmen.
• Die App rechnet Ihre Fotos in ein Schwarz-Weiß-Format um, um die Datenmenge für Software- und Betriebssysteme handhabbar zu machen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie alles fotografiert haben (z. B. Rückseite, weitere Rechnungsseiten, Verordnungen).

PDF hochladen

• Wählen Sie im Schritt „Unterlagen einreichen“ die Funktion „PDF hochladen“.
• Um ein PDF in die EinreichungsApp hochladen zu können, muss sich das PDF bereits auf Ihrem mobilen Endgerät befinden oder über Ihr Gerät erreichbar sein (z. B. Cloud)
• Wählen Sie aus den Ihnen angezeigten PDFs, das relevante PDF mit allen relevanten Einzelseiten aus und laden es ins System.    
  

Nächste Schritte

• Im nächsten Schritt können Sie noch weitere „Dokumente hinzufügen“ oder „Alles einreichen“.
• Unter „Dokumente hinzufügen“ gelangen Sie nochmals zur Auswahl von „Barcode scannen“, „Unterlagen fotografieren“ oder „PDF hochladen“. Hier kann erneut entschieden werden, was gemacht werden soll.
• Wenn Sie alles fotografiert, gescannt oder hochgeladen haben, tippen Sie auf "Alles einreichen", um die Übermittlung Ihrer verschlüsselten Daten zu starten.
• Nach dem Klick auf „Alles einreichen“ werden Ihre Daten bei aktiver Internetverbindung gesendet.
• Wir nehmen Ihre Einreichung 24/7 entgegen und bestätigen dies in der Statusübersicht.
  

Einreichung absenden

Wenn Sie alles fotografiert, gescannt oder hochgeladen haben, können Sie die Daten gesammelt über den Button „Alles einreichen“ an die PBeaKK übermitteln. Nach dem Klick auf „Alles einreichen“ werden Ihre Daten bei aktiver Internetverbindung gesendet. Wir nehmen Ihre Einreichung 24 Stunden an sieben Tage in der Woche entgegen und bestätigen dies in der Statusübersicht. 

Bitte achten Sie darauf, die fotografierten Rechnungen nicht parallel per Post einzureichen. Am besten vermerken Sie auf Ihrer Papierrechnung, dass Sie diese bereits per EinreichungsApp eingereicht haben, um Mehraufwand und Nachfragen oder verzögerte Auszahlungen zu vermeiden.

Statusübersicht

In der Statusübersicht sehen Sie nach Kalenderjahr sortiert eine Liste Ihrer Einreichungen mit Datum, die vom jeweils verwendeten Gerät eingereicht wurden. Dort ist auch für jede Einreichung ein Status angegeben, in Form einer Textmitteilung. 

Wenn Sie einzelne Einreichungen anklicken, können Sie sich alle eingereichten Fotos bzw. PDF-Seiten ansehen und die Statusmeldungen, die wir Ihnen zu dieser Einreichung gesendet haben in Langform lesen. Bei Rechnungen, die Sie per Barcode-Scan eingereicht haben, werden Ihnen nach der Übermittlung Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag angezeigt.

Jede Einreichung durchläuft grundsätzlich drei Prüfschritte, die wir jeweils mit einer automatisieren Meldung an Sie dokumentieren:

• Meldung 1: Daten erfolgreich angenommen – Die Weiterleitung Ihrer Unterlagen an die PBeaKK wird in Kürze durchgeführt.
• Meldung 2: Daten bei PBeaKK eingegangen – Die PBeaKK hat Ihre Unterlagen erhalten und prüft diese auf Vollständigkeit. 
• Meldung 3: Daten weitergeleitet – Nach der Bearbeitung Ihrer Unterlagen erhalten Sie einen schriftlichen Bescheid per Post von uns.

Alternative Meldung 3: Wenn unsere Prüfung Ihrer Unterlagen nicht erfolgreich war, teilen wir Ihnen in der Meldung 3 alternativ mit, welches Problem vorliegt und bitten Sie, uns die Unterlagen der betroffenen Einreichung nochmals komplett neu einzureichen.

Bitte beachten Sie, dass nach der dritten Meldung in der App keine weitere Information zu der jeweiligen Einreichung gemeldet wird. Nach erfolgreicher Beendigung der Bearbeitung erhalten Sie die entsprechenden Unterlagen bzw. Bescheide per Post von uns. Wir arbeiten an weiteren Meldungen, aktuell steht noch kein Umsetzungszeitpunkt fest.

Alte Einreichungen können in der Statusübersicht gelöscht werden. Hierzu ist in der Statusübersicht eine Einreichung auszuwählen. Durch ein Wischen nach links öffnet sich ein „Löschen“-Fenster. Durch einen Klick auf den Papierkorb sowie eine Bestätigung kann die Einreichung auf Ihrem Endgerät gelöscht werden. Dies hat keine Auswirkungen auf unsere Systeme. Durch das Löschen können Sie eine Einreichung nicht zurücknehmen.

Registrierung

Wir verwenden eine 1-Faktor Registrierung. Sie geben persönliche Daten ein und willigen in die Datenübermittlung ein. Ist die Überprüfung der Daten durch die PBeaKK erfolgreich, wird die App für Sie freigeschaltet und Sie können Ihre Unterlagen fotografieren und digital einreichen.

Während des Registrierungsprozesses erhalten Sie Meldungen zum Fortschritt und Hinweise, was Sie tun müssen – zum Beispiel ein sicheres Passwort vergeben. Ein Ampelsystem zeigt Ihnen während der Eingabe an, wie sicher Ihr gewähltes Passwort ist. Falls Sie an Ihrem Gerät biometrische Funktionen verwenden (Fingerabdruck, Gesichtserkennung), sind diese grundsätzlich auch für die EinreichungsApp nutzbar. Sie als Nutzer entscheiden, ob Sie diese aktivieren oder nicht.

Passwort vergessen – EinreichungsApp zurücksetzen

Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, müssen Sie die App zurücksetzen. Das heißt, Sie müssen sich erneut registrieren. Das geschieht durch die „Passwort vergessen“-Funktion auf der Login-Seite der App. Nach einer erneuten Registrierung können Sie wieder Unterlagen einreichen. Ihre bisher eingereichten Unterlagen stehen Ihnen nach dem Zurücksetzen der EinreichungsApp jedoch nicht mehr zur Verfügung.

Sie können Ihr Passwort in der App jederzeit ändern – im Menü unter „Einstellungen“. Falls Sie an Ihrem Gerät biometrische Funktionen verwenden (Fingerabdruck, Gesichtserkennung), sind diese grundsätzlich auch für die EinreichungsApp nutzbar. Sie als Nutzer entscheiden, ob Sie diese aktivieren oder nicht.